programacion 1: FUNCIONES Y GRAFICOS

Funciones de Excel:

Una función es una fórmula ya escrita y preparada para realizar cálculos y simplificar el uso de fórmulas extensas. Las funciones tienen un nombre propio y existen multitud de funciones. Imagínate sumar un rango de 200 celdas con una fórmula del tipo =A1+A2+A3+A4...

Existen funciones que realizan complejos cálculos financieros, estadísticos, matemáticos, etc, y que permiten ahorrar trabajo y tiempo en la escritura de una fórmula.

Sintaxis de una función.- Las funciones deben mantener unas reglas de sintaxis tal y como se indica en el siguiente ejemplo: =SUMA(A1:A200;100)

En el ejemplo, se sumará todo el rango A1:A200 y aparte el número 100. Es decir, que dentro de los paréntesis que forman el contenido de la función, hay dos argumentos a sumar.

La función Autosuma: Es quizá la función más utilizada en una hoja de cálculo. Por ello, Excel proporciona un botón exclusivo para la función Autosuma en la barra de herramientas.

Para utilizar una función, podemos escribirla manualmente o bien utilizar el Asistente para funciones que veremos posteriormente y que nos irá guiando paso a paso en la construcción de la función.

1. Escribe en una hoja nueva unos cuantos números y después coloca el cursor bajo esa misma lista:

2. Pulsa el botón Autosuma situado en la barra de herramientas estándar:

Observa que Excel detecta lo que queremos sumar y lo marca con puntos suspensivos intermitentes. Ahora podemos aceptar pulsando Intro o bien seleccionar con el mouse la zona que queremos sumar.

3. Pulsa Intro.

Otra forma de hacerlo es la siguiente:de números. Fíjate como la fórmula va tomando dicho rango y se va escribiendo sola.

4. Cierra el paréntesis escribiéndolo a mano.

5. El resultado obtenido es la media de los datos numéricos.

El asistente para funciones: Existen muchos tipos de funciones; matemáticas, estadísticas, de fecha, científicas, etc, alguna de las cuales contiene una sintaxis bastante más difícil que la autosuma, por ejemplo. Existen funciones que realizan complejos cálculos y que tan sólo nos piden unos datos específicos.

Si no recordamos la sintaxis de una función, podemos hacerlo con el Asistente de funciones el cual, nos guiará paso a paso hasta obtener el resultado buscado.

1. Borra el contenido de la última fórmula y sitúa el cursor en ella.

2. Pulsa el botón Pegar función de la barra de herramientas estándar

3. Pulsa a la izquierda la opción Estadísticas.

4. Sube la lista deslizable de la ventana derecha hasta encontrar la función PROMEDIO y pulsa un click sobre ella.

5. Observa la línea de estado de la ventana; nos explica para qué sirve esa función. Acepta.

6. Ahora nos pide qué celdas o rango de celdas queremos utilizar para saber el resultado del promedio de datos. Podemos pulsar click en las celdas que nos interesen, escribirlas a mano o bien seleccionar un rango de datos de la hoja. Selecciona el rango adecuado y acepta

OTRAS FUNCIONES MAX, MIN

Otras funciones MAX, MIN

1. Haz una sencilla hoja de cálculo como la que sigue:

4. Borra el contenido de la celda que contiene la fórmula.

5. Selecciona toda el área numérica, la última celda incluida:

1. Pulsa el botón Autosuma.

En este caso, marcamos directamente el rango que queremos sumar, por lo que Excel lo suma directamente. Con el cursor situado en la celda que contiene la fórmula, observa la barra de fórmulas.

La función tiene entre paréntesis la celda inicial del rango a sumar y la celda final separadas por dos puntos. Desde aquí podemos modificar manualmente el rango.

La función promedio: Otra interesante función es la llamada =PROMEDIO(). Funciona exactamente igual que la suma, pero no existe ningún botón; por lo que debemos introducirla manualmente. Cuando introducimos una función mediante el teclado, podemos escribirla por completo o hacer lo siguiente:

1. Borra el contenido de la última fórmula

2. Escribe lo siguiente:=PROMEDIO(

3. Selecciona con el mouse el rango

2. Sitúa el cursor en D4 y escribe la fórmula: =B4*C4. Cópiala hacia abajo.

3. Escribe al lado de la hoja las nuevas celdas de texto:

4. Escribe las fórmulas de las celdas:

Celda Fórmula

F3           =SUMA(D4:D9)
F4           =PROMEDIO(D4:D9)
F5           =MAX(D4:D9)
F6           =MIN(D4:D9)
F7           =CONTAR(D4:D9)

1. Selecciona el rango de los resultados y conviértelo en formato moneda.

Como habrás imaginado, hemos obtenido el valor máximo, mínimo y además hemos contado el número de elementos numéricos que aparecen en el rango D4:D9.

Sugerir una función: En ocasiones, podemos conocer el cálculo que queremos realizar, pero no si existe alguna función que Excel nos pueda aportar para obtener el resultado.

En este caso, podemos hacer que sea el propio Excel el que nos sugiera una función a utilizar. Cuando ocurra esto, podemos pulsar el botón Pegar función y seguidamente pulsar el botón de ayuda que aparece en la parte inferior del cuadro de diálogo.

Pulsando el botón Ayuda con esta característica podemos escribir una descripción de lo que queremos hacer y posiblemente Excel nos ayude. Por ejemplo:

Pulsa dicho botón y escribe en la casilla que aparece: Desviación típica.

Excel nos muestra una lista de funciones recomendadas para obtener los resultados que buscamos.

Funciones anidadas: Se llaman así aquellas funciones que actúan como argumento de otra función, es decir, que se encuentran dentro de otra función. En el proceso de cálculo, Excel realiza primero el cálculo de la función interior y después, el resultado de la función exterior teniendo ya en cuenta el resultado que se ha obtenido con la función interior.

Por ejemplo, la función: =RAIZ(POTENCIA(20,3))

Primero calculará el resultado de la función interior, o sea, de la potencia, cuyo resultado es 8.000 y luego se calculará el resultado de la exterior, teniendo en cuenta ya este resultado, arrojando como resultado 89.443.

La función =SI(): Una de las funciones más potentes que se utilizan en Excel es la función =SI().

Esta función tiene la siguiente estructura: =SI (condición,verdadero,falso).

Donde condición es una condición que se tiene que cumplir. Si ésta se cumple, se ejecutará verdadero, o en caso contrario, se ejecutará falso.

Por ejemplo: =SI(A3>B12,"Correcto","Incorrecto")

Si la celda A3 es mayor que la celda B12, aparecerá la palabra Correcto. En caso contrario, aparecerá la palabra Incorrecto.

=SI(A1="Bajo mínimos","Quiebra","Normal")

Si la celda A1 contiene la palabra Bajo mínimos, en la celda actual aparecerá la palabra Quiebra. En caso contrario, aparecerá la palabra Normal.

=SI(O(A1=B1,C1=D1),"Bien","Mal")

Aquí ha de cumplirse una de las dos condiciones. Nótese la utilización del operador O.

Función lógica “Y”

Esta función simplemente arroja un resultado de “VERDADERO” si se cumplen todas las funciones especificadas en la fórmula, si una de ella no se cumple, el resultado es “FALSO”. En el ejemplo se escribió Y(B2=0,B3=0,B4=0) lo que verifica que las 3 casillas B2, B3 y B4 tengan valores de cero, si es cierto, arroja “VERDADERO”, si al menos una de las 3 no se cumple el resultado es “FALSO”.

Función lógica “O”

Esta función lógica es muy similar a la anterior, nada más que en este caso, basta con que una de las condiciones se cumpla para que el resultado sea “VERDADERO” y requiere que ninguno se cumpla para el resultado de “FALSO”.

Se escribió en el ejemplo O(B2=0),C2=0). Se puede utilizar para un mayor número de condiciones, utilizando siempre comas entre cada una de ellas,

GRAFICOS

Microsoft Excel admite muchos tipos de gráficos que le ayudarán a mostrar los datos a la audiencia de forma más significativa. Cuando utilice el Asistente para gráficos para crear un gráfico, o el comando Tipo de gráfico para modificar un gráfico existente, puede seleccionar con facilidad el tipo de gráfico que desee de una lista de tipos de gráficos estándar o personalizados.

Cada tipo de gráfico estándar tiene varios subtipos. Para obtener una vista previa de un gráfico, seleccione cualquier subtipo de gráfico y, a continuación, haga clic en Presionar para ver muestra. Para obtener más información acerca de los tipos de gráficos estándar y su uso, haga clic en cualquiera de los siguientes tipos o en todos.

Un gráfico de columnas muestra los cambios que han sufrido los datos en el transcurso de un período de tiempo determinado o ilustra las comparaciones entre elementos. Existen los siguientes subtipos de gráficos de columnas:

Columna agrupada Este tipo de gráfico compara valores de distintas categorías. También está disponible con un efecto visual 3-D. Como muestra el siguiente gráfico, las categorías se organizan horizontalmente y los valores verticalmente, con el objeto de resaltar la variación producida en el transcurso del tiempo.

Columna apilada Este tipo de gráfico muestra la relación de elementos individuales con el todo, comparando la contribución de cada valor al total de distintas categorías. También se encuentra disponible con un efecto visual 3D.
Columna 100% apilada Este tipo de gráfico compara el porcentaje que cada valor aporta al total de distintas categorías. También se encuentra disponible con un efecto visual 3D.
Columnas 3D Este tipo de gráfico compara puntos de datos a lo largo de dos ejes. Por ejemplo, en el siguiente gráfico 3-D podrá comparar la evolución de las ventas en Europa durante cuatro trimestres con el rendimiento de otros dos departamentos.

Los gráficos de barras ilustran comparaciones entre elementos individuales y cuentan con los siguientes subtipos:

Barra agrupada Este tipo de gráfico compara valores de distintas categorías. También está disponible con un efecto visual 3D. en el siguiente gráfico, las categorías se organizan verticalmente y los valores horizontalmente, con el objeto de destacar la comparación de valores.

Barra apilada Este tipo de gráfico muestra la relación de los elementos individuales con el todo. También se encuentra disponible con un efecto visual 3D.

Barra 100% apilada Este tipo de gráfico compara el porcentaje que cada valor aporta al total de distintas categorías. También se encuentra disponible con un efecto visual 3D.

Los gráficos de líneas muestran las tendencias en los datos a intervalos idénticos y cuentan con los siguientes subtipos:

Línea Este tipo de gráfico muestra tendencias a lo largo del tiempo o entre categorías. También está disponible con marcadores en cada valor de datos.

Línea apilada Este tipo de gráfico presenta la tendencia del aporte de cada valor a lo largo del tiempo o entre categorías. También está disponible con marcadores en cada valor de datos.
Línea 100% apilada Este tipo de gráfico presenta la tendencia del aporte porcentual de cada valor en el tiempo o entre categorías. También está disponible con marcadores en cada valor de datos.
Líneas 3D Es un gráfico de líneas con efecto visual 3D.

Los gráficos circulares muestran el tamaño proporcional de los elementos que conforman una serie de datos, en función de la suma de los elementos. Siempre mostrará una única serie de datos y es útil cuando se desea destacar un elemento significativo. Los gráficos circulares constan de los siguientes subtipos:

Circular Este tipo de gráfico muestra la contribución de cada valor al total. También está disponible con efecto visual 3D, como muestra el siguiente gráfico.

Gráfico circular seccionado Este tipo de gráfico muestra la contribución de cada valor al total enfatizando los valores individuales. También se encuentra disponible con un efecto visual 3D.
Circular con subgráfico circular Este gráfico circular consta de valores definidos por el usuario combinados en un subgráfico circular. Por ejemplo, para hacer más visibles los sectores pequeños, podrá agruparlos como un solo elemento del gráfico circular y, a continuación, descomponer dicho elemento en otro gráfico circular o de barras más pequeño situado junto al gráfico principal.

Gráfico circular con otro gráfico circular más pequeño

Circular con subgráfico de barras Gráfico circular con valores definidos por el usuario combinados en un subgráfico de barras.

Los gráficos XY (Dispersión) muestran la relación entre los valores numéricos de varias serie de datos o trazan dos grupos de números como una única serie de coordenadas XY. Este tipo de gráfico se suele usar para datos científicos y consta de los siguientes subtipos:

Dispersión Este gráfico compara pares de valores, por ejemplo, el siguiente gráfico de dispersión muestra intervalos desiguales (o clústeres) de dos conjuntos de datos.

Al organizar los datos de un gráfico de dispersión, coloque los valores X en una fila o columna y, a continuación, los valores Y correspondientes en las filas o columnas adyacentes.

Datos que se van a representar en un gráfico

Dispersión con puntos de datos conectados por líneas Este tipo de gráfico se puede mostrar con o sin líneas de conexión rectas o suavizadas entre puntos de datos. Estas líneas pueden aparecer con o sin marcadores.

Los gráficos de área destacan la magnitud de los cambios con el transcurso del tiempo. Existen los siguientes subtipos de gráficos de áreas:

Área Este tipo de gráfico muestra las tendencias de los valores a lo largo del tiempo o entre categorías. También se encuentra disponible con un efecto visual 3D. Al mostrar la suma de los valores trazados, los gráficos de áreas también muestran la relación de las partes con el todo. Por ejemplo, el siguiente gráfico de áreas enfatiza el incremento de ventas en Washington e ilustra la aportación de cada estado a las ventas totales.

Área apilada Este tipo de gráfico presenta la tendencia del aporte de cada valor a lo largo del tiempo o entre categorías. También se encuentra disponible con un efecto visual 3D.
Área 100% apilada Este tipo de gráfico presenta la tendencia del aporte porcentual de cada valor a lo largo del tiempo o entre categorías. También se encuentra disponible con un efecto visual 3D.

Al igual que un gráfico circular, un gráfico de anillos muestra la relación de las partes con un todo, aunque puede contener más de una única serie de datos. Existen los siguientes subtipos de gráficos de anillos:

Anillo Este tipo de gráfico presenta los datos en anillos y cada anillo representa una serie de datos. Por ejemplo, en el siguiente gráfico, el anillo interior representa la recaudación tributaria por combustible y el anillo exterior representa la recaudación tributaria por propiedades.

Anillos seccionados Este gráfico es similar a un gráfico circular seccionado, pero puede contener más de una serie de datos.

Los gráficos radiales comparan los valores agregados de varias series de datos. Existen los siguientes subtipos de gráficos radiales:

Radial Los gráficos radiales muestran cambios de valores con relación a un punto central. Pueden presentarse con marcadores en cada punto de datos. Por ejemplo, en el siguiente gráfico radial, la serie de datos que abarca la mayor parte del área (Marca A), representa la marca con mayor contenido vitamínico.

Radial relleno En este tipo de gráficos, el área cubierta por una serie de datos aparece rellena de un color.

Los gráficos de superficie son útiles cuando se desea buscar las combinaciones óptimas entre dos conjuntos de datos. Como en un mapa topográfico, los colores y los diseños indican las áreas que se encuentran dentro del mismo rango de valores. Existen los siguientes subtipos de gráficos de superficie:

Superficie 3D Este tipo de gráfico muestra tendencias de los valores en dos dimensiones a lo largo de una curva continua. Por ejemplo, el siguiente gráfico de superficie muestra las diversas combinaciones de temperaturas y tiempos que dan como resultado la misma medida de resistencia a la tensión. Los colores de este gráfico representan rangos de valores específicos.

Cuando aparecen sin colorear, los gráficos de superficie 3D se denominan tramas de superficie 3D.

Contorno Es un gráfico de superficie visto desde arriba, en el que los colores representan rangos de valores. Cuando aparece sin colorear, se denomina trama de contorno.

Un gráfico de burbujas es un tipo de gráfico XY (Dispersión), que compara series de tres valores y puede presentarse con efecto visual 3D. El tamaño de la burbuja o marcador de datos indica el valor de una tercera variable. Para organizar los datos, sitúe los valores X en una fila o columna y, a continuación, escriba los valores Y y los tamaños de burbuja en las fijas o columnas adyacentes. Por ejemplo, los datos se organizarían como se muestra en la siguiente imagen.
Datos que se van a representar en un gráfico

Este gráfico de burbujas muestra que la Organización A tiene un mayor número de productos y una mayor cuota de mercado, pero no el nivel de ventas más elevado.

Este tipo de gráficos suele utilizarse para ilustrar datos de cotización de acciones, aunque también se pueden utilizar para presentar datos científicos, (por ejemplo, para indicar cambios de temperatura). Para crear gráficos de cotizaciones debe organizar los datos en el orden correcto.

Máximos, mínimos, cierre El gráfico de máximos, mínimos y cierre suele utilizarse para ilustrar la cotización de acciones. Se necesitan tres series de valores en el siguiente orden: máximos, mínimos y, por último, cierre.

Apertura, máximos, mínimos, cierre Este tipo de gráfico requiere cuatro series de valores en el orden correcto (apertura, máximos, mínimos y cierre).
Volumen, máximos, mínimos, cierre Estos gráficos requieren cuatro series de valores en el orden correcto (volumen, máximos, mínimos y cierre). El siguiente gráfico de cotizaciones mide el volumen mediante dos ejes de valores: uno para las columnas que miden el volumen, y otro para la cotización de las acciones.

Gráfico de cotizaciones con dos ejes de valores

Volumen, apertura, máximos, mínimos, cierre Este tipo de gráfico requiere cinco series de valores en el orden correcto (volumen, apertura, máximos, mínimos y cierre).

Este tipo de gráficos utiliza marcadores en forma de cilindro, cono o pirámide para dar a los gráficos de columnas, barras y columnas 3D un efecto espectacular. A igual que los gráficos de barras y columnas, los gráficos de cilindro, cono o pirámide cuentan con los siguientes subtipos:

Columna, columna apilada y columna 100% apilada En esta clase de gráficos, las columnas se representan con formas cilíndricas, cónicas o piramidales.